ESTATEGURUN YKSITYISYYDEN SUOJAA KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET
Voimassa 09.07.2020 alkaen

Johdanto

Tässä tietosuojailmoituksessa selostetaan, mitä henkilötiedot ovat, mitä portaalin käyttäjän henkilötietoja EstateGuru (jäljempänä ”portaalin tarjoaja”) käsittelee ja millä perusteella, mitä oikeuksia käyttäjällä on suhteessa omiin henkilötietoihinsa ja mitä menetelmiä EstateGuru käyttää käyttäjän henkilötietojen suojaamiseen.

Henkilötietojen käsittelystä vastaa ensisijaisesti EstateGuru OÜ (osoite: Tartu mnt 2, Tallinna, 10145, Viro; rekisterinumero: 12558919). Tietyissä tapauksissa, erityisesti Viron tasavallan ulkopuolella sijaitseviin kiinteistöihin liittyvissä hankkeissa, EstateGuru OÜ vastaa henkilötietojen käsittelystä yhdessä muiden EstateGuruun sidoksissa olevien toimijoiden kanssa. Esimerkiksi Estateguru Finland Oy (Y-tunnus: 3013863-3) vastaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvollisuuksista Estateguru Finland Oy:n toiminnan ja suomalaisten käyttäjien osalta).

Portaalin tarjoaja käsittelee käyttäjän henkilötietoja asianmukaisesti, EU:n ja Suomen lainsäädännön sallimalla tavalla sekä niiden sallimassa laajuudessa.

Käsitellessään käyttäjän henkilötietoja, portaalin tarjoaja ja sen työntekijät noudattavat kaikkia asiaankuuluvia huolellisuus- ja turvallisuustoimia taatakseen tietojen käsittelemisen yksinomaan siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty ja suojatakseen henkilötietoja tahattomalta tai luvattomalta käsittelyltä, luovuttamiselta tai tuhoamiselta. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.

Käyttäjän henkilötietoihin voivat päästä käsiksi ainoastaan ne portaalin tarjoajan työntekijät, jotka ovat sitoutuneet pitämää käyttäjän henkilötiedot luottamuksellisina sekä koko työsuhteen ajan että sen päättymisen jälkeen, heidän kanssaan tehtyjen salassapitosopimusten mukaisesti. Portaalin tarjoaja ei salli luvattomille kolmansille osapuolille pääsyä käyttäjän henkilötietoihin eikä näitä tietoja vastaaviin tietokantoihin.

 

Henkilötiedot ja niiden käsittely.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia henkilöön suorasti tai epäsuorasti liittyviä tietoja, jotka mahdollistavat tämän henkilön tunnistamisen (tarkempaa tietoa henkilötiedoista on saatavilla täältä: https://tietosuoja.fi/mika-on-henkilotieto). Henkilötietojen käsittely käsittää ennen kaikkea tietojen keräämisen, tallentamisen, säilyttämisen, järjestämisen, käyttämisen, muuttamisen, siirtämisen, jakamisen ja poistamisen, mutta myös muun laissa tarkoitetun henkilötietojen käsittelyn. 

Tarjotessaan palveluita portaalin tarjoaja käsittelee seuraavia käyttäjän henkilötietoja:

  • Henkilötiedot, jotka mahdollistavat henkilön tunnistamisen (etu- ja sukunimi, henkilötunnus ja/tai syntymäaika, ikä);
  • Lisätiedot, jotka mahdollistavat henkilön tunnistamisen (henkilöllisyystodistus ja sen myöntämispäivä sekä voimassaoloaika, henkilön kuva ja sukupuoli);
  • käyttäjän kotiosoite sekä kansalaisuus;
  • käyttäjän ammatillinen toiminta;
  • ensisijainen viestintäkieli;
  • tieto siitä, onko käyttäjä poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP);
  • yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.);
  • pankkitiedot (IBAN-tilinumero, Swift ja pankin nimi);
  • tieto käyttäjän tietokoneen IP-osoitteesta;
  • tiedot liittyen käyttäjän tilin luomiseen ja sen käyttöön (kirjautumisten aika ja määrä, kirjautumiset Facebookin, Linkedinin tai muun ulkopuolisen palveluntarjoajan kautta ja niin sanottu kirjautumistunnus);
  • taloudelliset tiedot (mukaan lukien tiedot käyttäjän varojen alkuperästä ja portaalin välityksellä tehdyistä rahoitustransaktioista, tiedot käyttäjän valinnoista koskien transaktioprofiileita ja tiedot käyttäjän asetuksista koskien lainoihin automaattisesti   tehtäviä sijoituksia);
  • tiedot käyttäjän portaalin välityksellä tekemistä sopimuksista;
  • mikäli käyttäjä on oikeushenkilö, sitä edustavaa luonnollista henkilöä koskevat tiedot;
  • mikäli käyttäjä on oikeushenkilö, tiedot sen omistajista ja/tai johtoon kuuluvista henkilöistä (tiedot, joilla mahdollistetaan yllä kuvaillun mukainen henkilön tunnistaminen).

Portaalin tarjoaja käsittelee henkilötietoja muun muassa portaalin käyttökokemuksen parantamiseksi, mukaan lukien käyttäjien välisten liiketoimien suorittaminen, mutta myös portaalin tarjoajan lakisääteisten velvoitteiden suorittamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain mikäli niiden käsittely perustuu vähintään yhteen EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR) mainittuun edellytykseen. Portaalin tarjoaja käsittelee käyttäjän henkilötietoja oikeudellisen perusteen nojalla, joka määräytyy käsittelyn tarkoituksen perusteella. Portaalin tarjoaja käsittelee henkilötietoja ennen kaikkea alla esitettyihin tarkoituksiin. Tämä ei kuitenkaan ole tyhjentävä luettelo niistä käyttötarkoituksista, joita varten henkilötietojen käsitellään, sillä erityisistä olosuhteista johtuen henkilötietoja voi olla tarpeen käsitellä myös muihin tarkoituksiin. Näiden käyttötarkoitusten on kuitenkin perustuttava vähintään yhteen EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa mainittuun edellytykseen.

  • Tehdyn sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet

Sopimusta edeltävät suhteet käyttäjäksi haluavan henkilön kanssa. Portaalin tarjoaja soveltaa asianmukaisia huolellisuustoimenpiteitä (due diligence -toimenpiteet), jotka perustuvat lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (erityisesti asiakkaan tuntemista (know-your-client) koskevat toimintaperiaatteet), ennen sopimuksen tekemistä ja pääsyn myöntämistä portaaliin täyttääkseen lain sekä viranomaisten antamien määräysten ja ohjeistusten sille asettamat velvollisuudet. Henkilötietoja kerätään asiakkaan tuntemista koskevien velvoitteiden täyttämiseksi siinä määrin kuin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeva laki sitä edellyttää. Kerättäviin tietoihin sisältyvät muun muassa asiakkaan yksilöinnin varmistamiseen liittyvät tiedot ja tunnistamiseen tarvittavat lisätiedot, tiedot käyttäjän asuinpaikasta ja kansalaisuudesta, tiedot ammatista (työstä) sekä tieto siitä, onko käyttäjä poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö. Jos käyttäjä on oikeushenkilö, tiedot käyttäjää edustavasta luonnollisesta henkilöstä (mukaan lukien yhteys luonnollisen henkilön ja yhtiön välillä) ja tiedot käyttäjän omistajista ja johtoon kuuluvista henkilöistä. Henkilötiedot kerää portaalin tarjoaja tai sen valtuuttama henkilö (lisätietoja kohdassa "Tietojen siirtäminen").

 

Käyttäjänä olevan luonnollisen henkilön tai käyttäjää edustavan luonnollisen henkilön henkilötietojen käsittely. Portaalin käyttäjän tietoja käsitellään portaalin tarjoajan ja käyttäjän välisten sekä käyttäjien välisten sopimusten tekemiseksi sekä heidän välillään jo tehtyjen sopimusten täytäntöön panemiseksi. Portaalin tarjoaja käsittelee käyttäjien henkilötietoja sekä käyttäjän ja portaalin tarjoajan välillä että käyttäjien välillä tehtyihin sopimuksiin liittyen. Henkilötietoja käsitellään näiden sopimusten perusteella yksinomaan portaalin toimintojen suorittamiseksi, mukaan lukien lainojen välittämiseksi lainantajien suostumuksella, lainojen välittämiseen liittyvien rahallisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä vaatimusten täytäntöön panemiseksi lainanantajien puolesta. 

Rekisteröityessään käyttäjäksi oikeushenkilöiden tulee toimittaa henkilötiedot myös sen luonnollisen henkilön osalta, joka toimii sen edustajana. Myös tällaisten edustajien henkilötietoja käsitellään sopimuksen täytäntöön panemiseksi (portaalin tarjoajalle tällainen henkilö on käyttäjän yhteyshenkilö). Sopimuksen tekemistä ja täytäntöönpanoa varten käsitellään seuraavia henkilökotietoja: tiedot käyttäjän tunnistamisen varmistamiseksi, tieto ensisijaisesti käytettävästä kielestä, pankkitilin tiedot, taloudelliset tiedot, yhteystiedot, yhteydenpito portaalin ja käyttäjän välillä ja tiedot käyttäjän tekemiin sopimuksiin liittyen. Jos käyttäjä on oikeushenkilö, tiedot käyttäjää edustavasta luonnollisesta henkilöstä (mukaan lukien yhteys luonnollisen henkilön ja yhtiön välillä) ja tiedot käyttäjän omistajista ja johtoon kuuluvista henkilöistä. Tiedot kerää ja käsittelee portaalin tarjoaja.

Lainasopimusten osalta henkilötiedot, jotka kerätään sopimuksen tekemistä varten, säilytetään kymmenen vuoden ajan (kirjanpidollisiin tarkoituksiin) sopimuksen täytäntöönpanosta tai sen peruuttamisesta lukien. Asiakkaan tuntemista koskevien velvoitteiden täyttämiseksi kerättyä aineistoa säilytetään viiden vuoden ajan liikesuhteen päättymisestä lukien.

  • Lakisääteisen velvoitteen suorittaminen

Jos portaalin tarjoajalla on lakisääteinen velvoite käsitellä henkilötietoja, portaalin tarjoaja ei voi pidättäytyä henkilötietojen käsittelystä ja käyttäjä ei voi kieltää henkilötietojen käsittelyä näillä perusteilla. Lain sallimia perusteita henkilötietojen käsittelyyn ovat seuraavat:

Kirjanpito. Portaalin tarjoaja käsittelee kirjapitoa varten sellaisia käyttäjän henkilötietoja, jotka mahdollistavat tunnistamisen, taloustietoja sekä pankkitiliä koskevia tietoja. Kirjanpitovelvollisuuksista johtuen kaikki sopimukset säilytetään vähintään kymmenen vuoden ajan sopimussuhteen päättymisestä lukien.

Tietojen toimitus viranomaisille. Portaalin tarjoaja voi olla velvollinen siirtämään henkilötietoja viranomaisille (esim. poliisi, rajavartiolaitos ja verohallinto). Käyttäjälle ilmoitetaan tietojensa siirrosta, ellei käyttäjälle ilmoittamista ole lailla kielletty (esim. henkilötietojen siirto rahanpesun selvityskeskuksen pyynnöstä).     

  • Oikeutettu etu

Asiakkaan tuntemisteen liittyvät toimenpiteet. Portaalin tarjoaja voi pyytää käyttäjältä myös muita kuin edellä mainittuja henkilötietoja tai kerätä tietoja lain sallimista lähteistä (esim. mediasta, internetistä ja sosiaalisesta mediasta tai muista julkisista lähteistä) täyttäessään asiakkaan tuntemiseen liittyviä velvoitteita sopimusta edeltävien neuvottelujen aikana varmistaakseen käyttäjän sopivuuden, tai pyytää lainasopimusten tekemisen yhteydessä tietoja varojen alkuperään liittyen, täyttääkseen asiakkaan tuntemiseen liittyvät velvoitteensa sopimussuhteen aikana. Johtuen portaalin tarjoajan tarjoamasta palvelusta, joka liittyy joukkorahoituksen välittämiseen, portaalin tarjoajaan sovelletaan asiakkaan tuntemiseen liittyviä velvoitteita sekä muita rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön asettamia velvoitteita.

Riitojen ratkaisu. Tuomioistuimessa tai sen ulkopuolella käydyissä riita-asioissa portaalin tarjoaja voi käsitellä riidan kannalta merkityksellisiä henkilötietojaa ja asiakirjoja omissa nimissään tai käyttäjien etujen mukaisesti. Tarpeen vaatiessa portaalin tarjoaja voi säilyttää riitaan liittyvät asiakirjat ja henkilötiedot pidempään, mikäli henkilötiedoille ja asiakirjoille laissa säädetyt vähimmäissäilytysajat niin edellyttävät. Tällaisten tietojen ja asiakirjojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti.

Tietoturva. Käyttäjän henkilötietojen tietoturvan varmistamiseksi portaalin tarjoaja käyttää turvatoimia, joilla varmistetaan tietojen turvallisuus.

 

Tyytyväisyyskyselyt. Kehittääkseen palveluitaan tai hallinnoidakseen asiakassuhteita, portaalin tarjoaja voi ottaa yhteyttä käyttäjään hänen portaalille antamiensa yhteystietojen perusteella. Portaalin tarjoaja saattaa toteuttaa tyytyväisyyskyselyitä arvioidakseen käyttäjän tyytyväisyyttä ja mieltymyksiä suhteessa portaalin tarjoajan tai sen määräysvallassa olevien yritysten tarjoamiin tuotteisiin ja palveluihin, joita käyttäjä käyttää tai on käyttänyt, taatakseen tuotteiden ja palveluiden tehokkaan kehittämisen.

 

Asiakaspalvelu ja asiakasilmoitukset. Portaalin tarjoaja voi lähettää käyttäjälle myös hänen lainasopimustensa hallintaa koskevia tietoja (kuten yleistä tietoa käyttäjän toiminnasta portaalissa, tietoja ja ilmoituksia käyttäjän antamista lainoista ja maksutapahtumista) sekä tietoa uusista hankkeista portaalissa. Mikäli henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, käyttäjän suostumus ei ole välttämätön. Portaalin tarjoaja antaa kuitenkin käyttäjälle mahdollisuuden hallita tällä perusteella käsiteltyihin henkilötietoihin liittyviä toimia ja tarvittaessa kieltäytyä ilmoituksista.

Yllä oleva listaus tarkoituksista, joihin henkilötietoja käsitellään oikeudellisen edun perusteella ei välttämättä ole tyhjentävä. Lainsäädännön mukaisesti ja tarpeen vaatiessa portaalin tarjoaja voi käsitellä henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin. Käyttäjällä on aina oikeus pyytää lisätietoja ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä oikeudellisen edun perusteella.

  • Rekisteröidyn suostumus

Markkinointi. Portaalin tarjoaja pyytää käyttäjän suostumuksen lähettääkseen käyttäjälle tietoa tuotteistaan sekä niihin liittyviä markkinointimateriaaleja ja ilmoituksia, sekä tietoa tuotteista ja niihin liittyviä markkinointimateriaaleja ja ilmoituksia henkilöiltä, jotka kuuluvat samaan konserniin kuin portaalin tarjoaja tai portaalin tarjoajan kumppaneilta, jotka ovat kolmansia osapuolia. Siinä tapauksessa, että käyttäjä on antanut portaalin tarjoajalle suostumuksensa minkä tahansa markkinointimateriaalin lähettämiseen, portaalin tarjoaja voi lähettää käyttäjälle tietoja ja tarjouksia, jotka vastaavat hänen mieltymyksiänsä.

Voimme pyytää käyttäjältä suostumusta myös muuhun kuin aiemmin mainittuun henkilötietojen käsittelyyn. Käyttäjällä on aina oikeus kieltäytyä antamasta suostumustaan. Suostumus, jonka käyttäjä antaa henkilötietojen käsittelyyn, on mahdollista peruuttaa milloin tahansa.

 

Muut luonnollisen henkilön portaalin tarjoajalle antamat tiedot.

Portaalin tarjoaja voi kerätä tietokantaansa myös muita käyttäjän henkilötietoja, mikäli tähän on olemassa portaalissa tai portaalin välityksellä toteutetuista transaktioista johtuva oikeutettu etu (mukaan lukien laina-asiakirjat) ja edellyttäen, että tällainen tietojen käsittely ei ole lainvastaista.

 

Työnhakijan tietojen käsittely. Luonnollisen henkilön henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin kun työtä hakeva henkilö lähettää tietonsa portaaliin. Tässä tapauksessa tietoja käsitellään tavalla, joka vastaa sopimusta edeltävää tietojenkäsittelyä. Hakijaa suositellaan olemaan yhteydessä portaalin tarjoajaan ennen tietojensa antamista portaalille, työhakemuksen edellyttämien henkilötietojen sisällön varmistamiseksi.

 

Tietojen siirtäminen

Portaalin tarjoaja voi siirtää (välittää) käyttäjän henkilötietoja:

  • toiseen samaan konserniin kuuluvaan yhtiöön, jos tämä on tarpeen portaalin tarjoajan sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi;
  • vakuusagentille (lisätietoja vakuusagentin tehtävistä on saatavilla käyttäjäehdoista);
  • Veriff OÜ:lle, Entify/KCPass OÜ:lle ja Onfido Ltd:lle, jonka kanssa portaalin tarjoaja tekee yhteistyötä asiakkaan tuntemiseen liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi portaalin käyttäjien suhteen;
  • kirjanpitäjälle tai tilintarkastajalle, jos kyseinen palvelu on ulkoistettu, sekä henkilöille, jotka tarjoavat oikeudellista neuvontaa liittyen käyttäjän kanssa tehtyihin ja käyttäjien välisiin transaktioihin;
  • kolmannelle osapuolelle, jonka taloudellinen toiminta koostuu velkojen täytäntöönpanosta (mukaan lukien lainanottajaa edustavan luonnollisen henkilön tiedot), tai kolmannelle osapuolelle, jonka taloudellinen toiminta koostuu luottokelpoisuuden arvioimisesta tai muusta vastaavasta palvelusta (mukaan lukien luottotiedot, maksuhäiriömerkinnät) lainanottajan luottokelpoisuuden arvioimiseksi (tarvittaessa myös lainanottajaa edustavan luonnollisen henkilön tiedot);
  • luottolaitoksille, joissa portaalin tarjoaja säilyttää käyttäjien varoja velvoitteidensa suorittamista varten, kuten käyttäjän henkilöllisyyden todentamiseksi;
  • muille henkilöille, laitoksille ja organisaatiolle (mukaan lukien ulosottomies, notaari sekä henkilöt ja organisaatiot, jotka ratkaisevat portaalin käytöstä tai sen välityksellä tehdyistä transaktioista johtuvia kiistoja);
  • henkilöille, joille portaalin tarjoaja on velvollinen siirtämään käyttäjän henkilötietoja lain tai muun säädöksen mukaisesti. 

Portaalin tarjoajalla on oikeus siirtää käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille vain, jos sitä voidaan pitää oikeutettuna portaalin tarjoajan oikeuksien ja velvoitteiden vuoksi eikä tietojen siirtäminen kyseisille osapuolille ei ole lain vastaista.

Me toimimme yksinomaan sellaisten yhtiöiden kanssa, jotka sijaitsevat Virossa tai muualla Euroopan talousalueella. Siirtäessään tietoja kolmannelle osapuolelle portaalin tarjoaja varmistaa, että tietojen turvallisuus taataan jatkuvasti. Tämän vuoksi tietojen vastaanottajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus, jossa määritetään tietojen vastaanottajan osalta säännöt ja menettelytavat tietojen käsittelemiseksi.

 

Rekisteröidyn oikeudet

  • Oikeus pyytää pääsyä omiin tietoihin. Käyttäjällä on aina oikeus tutustua portaalin tarjoajalla oleviin omiin henkilötietoihinsa. Tavallisesti käyttäjällä on mahdollisuus päästä portaalin kautta henkilötietoihinsa, jotka portaalin tarjoajalla on hallussaan. Käyttäjällä on oikeus pyytää portaalin tarjoajaa lähettämään käyttäjästä kerätyt henkilötiedot, johon hän ei itse kykene perehtymään portaalin kautta.
  • Oikeus pyytää tietojen oikaisua,  jos portaalin tarjoajan hallussa olevat tiedot ovat virheellisiä. 
  • Oikeus pyytää portaalin tarjoajan hallussa olevien tietojen poistoa, ensisijaisesti silloin, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun tai käyttäjän suostumuksen perusteella. Henkilötietojen poistaminen ei ole mahdollista tapauksissa, joissa tietojen käsittely tai säilytys on tarpeen lain edellyttämän velvollisuuden täyttämiseksi, tiedot ovat tarpeen siihen tarkoitukseen, joka varten ne on kerätty (erityisesti sellaisten sopimusten täytäntöön panemiseksi, jotka on tehty portaalin välityksellä). Jos portaalin tarjoaja ei kykene poistamaan tietoja, hänen tulee perustella tämä poistoa pyytäneelle käyttäjälle.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (katso yllä).
  • Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen, jos:
    •  käyttäjä on kyseenalaistanut henkilötietojen oikeellisuuden, kunnes portaalin tarjoaja on tarkistanut tietojen oikeellisuuden;
    •  henkilötietojen käyttö on laitonta, mutta käyttäjä ei halua tietoja poistettavan;
    •  käyttäjä tarvitsee tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
    •  käyttäjä on vastustanut tietojen käyttöä, kunnes portaalin tarjoaja on tarkastanut ylittääkö tarjoajan oikeutettu etu käyttäjän syyt.

Käyttääkseen mitä tahansa yllä listatuista oikeuksista, käyttäjä voi ottaa yhteyttä portaalin tarjoajan asiakaspalveluun pyynnön lähettämiseksi tai lähettää pyynnön sähköpostitse osoitteeseen info@estateguru.co. Oikeus, jota käyttäjä aikoo käyttää tulee käydä selkeästi ilmi portaalin tarjoajalle toimitetusta pyynnöstä. Kopiot kaikista käyttäjään liittyvistä henkilötiedoista, jotka eivät ole saatavilla portaalin kautta, tulee toimittaa käyttäjälle 30 päivän sisällä pyynnön esittämisestä.

Suojellakseen oikeuksiaan käyttäjällä on oikeus kääntyä asianomaisen valvontaviranomaisen (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/etusivu) tai tuomioistuimen puoleen.